Manajemen Dokumen pada Komputer

Setiap hari data pada computer semakin menumpuk. Tak terasa bermacam-macam data yang sudah kita buat bercampur aduk. Mulai dari data beberapa tahun yang lalu sampai pada bulan bahkan hari ini. Suatu saat faile yang sudah ada kadang kita butuhkan kembali dengan memodifikasi pada bagian tertentu saja. Kalau bikin lagi lumayan habiskan waktu.

Mengatur tempat penyimpanan faile dokumen perlu mendapat perhatikan khusus agar kelihatan teratur dan rapi. Kalau tidak demikian, maka kita akan kehabisan waktu untuk mencarinya, apalagi kalau sifatnya mendesak. Setidaknya ketika kita mencari faile yang sudah kita buat dengan mudah kita temukan

Ada sedikit tips selama ini menurut hemat penulis alami saat membuat dokumen Microsoft office dari data tahun 2013, alhamdulillah saat dibutuhkan kembali faile dicari pada computer, maka lumayan tinggal nyari arsip kemudian lihat tanggal pembuatan dan no urut failenya, lalu cari langsung ketemu. kan enak…

Sebuah tips sangat sederhana ini dapat membantu pembaca untuk ketika faile yang sudah dibuat dibutuhkan kembali,  dengan begitu dengan cepat data yang anda inginkan bisa ditemukan. Berikut langkah-langkahnya: 

1. Pada PC atau laptop, tentukanlah lokal disk tempat penyimpanan data yang aman, misalnya D, E atau yang lainnya.

2. Setelah itu buatlah sebuah folder misalnya dengan nama : Dokumen Tahun 2017.

Lalu bukalah folder “Dokumen Tahun 2017” yang sudah anda buat tadi.

3. Selanjutnya buat lagi polder sebanyak 12 buah, karna kita akan mengelompokkan data yang sudah kita buat berdasarkan bulan pembuatan :

4. Berinama dengan 01. Bulan Januari 2017, 02. Bulan Februari  2017, 03. Bulan Maret  2017, 04. Bulan April  2017, 05. Bulan Mei  2017, 06. Bulan Juni  2017, sampai urutan 12. Desember 2017.

5. Selanjutnya, contoh (03. Maret 2017), jika pada tanggal 1 Maret 2017 anda membuat dokumen pertama berbentuk word, atau yang sejenisnya,  dengan nama ”Data Kelas VI Tahun 2016/2017”, Simpanlah dengan nama failenya “01. Data Kelas VI Tahun 2016/2017”. Beri nama folder sama dengan dokumen tersebut “01. Data Kelas VI Tahun 2016/2017.” Simpan data tersebut pada folder 03. Maret 2017.

6. Jangan lupa Pada bagian footer dokumen yang sudah selesai diketik taruhlah nama tanggal dan urutan data yang anda buat contoh: 01-12/04/2017: artinya data ini dibuat dengan nomor urut 01 dan12/04/2017 adalah tanggal ketika anda menyimpannya atau mencetaknya.

7. Buatlah size (ukuran) huruf pada footer ini dengan ukuran mnimal bisa dilihat dan jelas.

8. Jika suatu saat data kita butuhkan lagi, tinggal melihat pada bagian footer dari data arsip itu sendiri, selanjutnya cari urutan failenya, lalu tanggal dan bulan serta tahun saat data tersebut dibuat.

selamat mencoba

#Redaksi Menulis untuk mengingat

Berbagi :